Talep, teklif, sipariş
Şantiye ihtiyacını talep olarak açar. Talebi açan kişi kendi talebini onaylayamaz. Onaylanan talep için tedarikçilerden teklif istenir, teklifler karşılaştırılır ve sipariş verilir.
Zincirin her halkasında malzeme, katalogdaki stok kartıyla taşınır. Serbest metinle yazılmış bir malzeme sipariş edilemez; böylece aynı malzeme üç farklı adla üç ayrı kalem olmaz.
Mal kabul: sipariş dışı giriş yok
Depoya gelen her irsaliye bir siparişe, her irsaliye satırı da o siparişin bir satırına bağlıdır. Sipariş edilmemiş malzeme depoya giremez; sipariş edilenden fazlası da kabul edilemez.
Taslak irsaliye silinebilir. Kabul edilmiş irsaliye geri alınamaz: stok hareketi ve muhasebe fişi doğmuştur, kaynağı kaybolamaz.
Üçlü eşleştirme
Siparişe bağlı bir alış faturası; sipariş, irsaliye ve fatura birbirini tutmadan onaylanamaz. Gelmeyen malın ya da anlaşılan fiyattan pahalı kesilen faturanın ödemeye gitmesi bu noktada durur.
- Sipariş: ne, kaç adet, kaça anlaşıldı.
- İrsaliye: gerçekte ne kadar geldi.
- Fatura: ne kadar ve hangi fiyattan kesildi.
Tedarikçi borcu ve ödeme
Onaylanan alış faturası tedarikçinin cari hesabına borç yazar ve muhasebe fişini kendiliğinden üretir. Ödeme nakit, havale ya da çekle yapılır; tek bir ödeme birden fazla faturaya dağıtılabilir ve hangi faturanın ne kadarının kapandığı kayıtta görünür.
Vadesi gelen tedarikçi ödemeleri nakit akış raporunda, vadesi geçenler yaşlandırma raporunda yer alır. Böylece satınalma, depoda biten bir iş olmaktan çıkar ve nakit planının parçası olur.
Stok ve maliyet
Stok hareketli ağırlıklı ortalamayla değerlenir: her girişte ortalama yeniden hesaplanır, çıkış o anki ortalamadan maliyetlenir. Depolar arası transferde çıkış fiyatı hedef depoya giriş fiyatı olarak taşınır.
Şantiyeye çıkan malzeme projenin ve aşamanın maliyetine yazılır. Stok eksiye düşerse işlem durdurulmaz ama işaretlenir ve kullanıcı uyarılır; şantiye beklemez, tutarsızlık da gizlenmez.
Sık sorulanlar
Acil alımlarda sipariş açmadan giriş yapabilir miyim?
Hayır; mal kabul her zaman bir siparişe bağlıdır. Acil alımda sipariş hızlıca açılır ve kabul ona bağlanır. Bu kural, sipariş dışı girişin kapısını kapalı tutmak için bilerek esnetilmemiştir.
Birden fazla depo ve şantiye deposu tanımlanabilir mi?
Evet. Merkez depo ve projeye bağlı şantiye depoları ayrı ayrı tutulur; aralarında transfer yapılır.
Hareketi olan bir stok kartını ya da depoyu silebilir miyim?
Hayır. Üzerinde belge dönmüş kart ve depo silinmez; geçmiş kayıtların dayanağı korunur.